Salah Satu Kendala Yang Terjadi

Satu dari sekian banyak MASALAH manajemen di Pondok Pesantren atau Boarding School yang sering terjadi adalah terkendalanya komunikasi antara Pengurus dan Walisantri atau Orang Tua. Karna kesibukan dan banyaknya tugas yang diemban oleh para pengurus pesantren, terkadang lupa memberikan kabar kepada orang tua santri tentang perkembangan para santri. Hal ini menjadikan orang tua atau wali santri menganggap jika pondok pesantren kurang memberikan perhatian, dan terkadang masalahnya sepele saja, tentang Komunikasi.

Satu contoh yang terjadi adalah ketika seorang santri melakukan sebuah pelanggaran yang secara aturan, pelanggaran tersebut mengharuskan di proses di bagian kesantrian atau mahkamah atau konseling atau yang semisal itu. selama ini kadang kita hanya perhatian kepada grup whatsapp saja, semua informasi perkembangan akan kita share di grup tersebut. Tetapi tidak untuk pelanggaran, karna informasi ini sensitif, maka tidak mungkin kita share di grup whatssApp. Jika informasi pelanggaran di share di grup WA tentu akan jadi masalah, karna sensitifnya masalah tersebut. Satu cara adalah dengan menghubungi orang tua santri melalui Japri (pribadi), tapi terkadang kita belum menyimpan nomor orang tua tersebut. Belum lagi jika dalam satu hari ada lebih dari satu pelanggaran, tentu ini lama kelamaan akan menjadi masalah dan merepotkan.

Contoh lainnya ketika seorang santri sakit di pondok pesantren, terkadang kita membiarkan dan tidak memberikan informasi ini kepada wali santri. Informasi ini pun tidak mungkin kita share di grup WA walisantri karna sensitif. Jika dikirim via Japri / pribadi pun terkadang merepotkan karna bisa jadi jumlah santri sakit per hari banyak. Sementara jika kita memberi tahu setiap perkembangan santri kepada orang tua mereka, tentu saja mereka akan merasa senang dan merasa diperhatikan.

Terkadang juga ada yang merasa kalau informasi yang di kirimkan sekolah kepada wali santri biasanya tentang tagihan SPP bulanan, kekurangan uang daftar ulang tahunan, atau yang sejenisnya. Sehingga ketika membuka pesan dari sekolah di ponsel mereka, yang teringat adalah tagihan … Benar ya ?  

Padahal jika kita bisa menggunakan dan memanfaatkan informasi data perkembangan santri dan secara rutin mengabarkan kepada wali santri secara person (pribadi) maupun masal, seperti informasi perkembangan hafalan al-qur’an, absensi, dan lainnya, ini akan berdampak besar terhadap kontribusi orang tua terhadap sekolah / pesantren. Para wali santri tentu Mereka akan menjadi marketing gratis yang baik. walisantri, mereka akan menceritakan kelebihan-kelebihan pondok pesantren yang kita kelola kepada calon wali murid lainnya. Ini tentu saja akan meningkatkan kepercayaan umum kepada pondok pesantren.

Solusinya

Lalu bagaimanakah solusi untuk permasalahan seperti kita sampaikan di atas?

Idealnya ada tools atau aplikasi yang membantu kita untuk me-manage setiap kegiatan di pondok pesantren. Aplikasi Pesantren atau Sistem Infromasi Pondok Pesantren, yang bisa kita gunakan untuk meng-entry data seperti pelanggaran, data siswa yang sakit, pencatatan keuangan, tahfidz Al-Qur’an dan lainnya. Selain entry data, juga idealnya aplikasi tersebut bisa mengirimkan pesan pribadi kepada wali santri yang bersangkutan tentang data entry yang telah kita masukan. Sehingga kita tidak perlu repot-repot mengirimkan pesan secara manual dalam setiap kegiatan. 

Bayangkan jika hari ini ada 5 pelanggaran yang terjadi, ada 10 santri yang memeriksakan kesehatannya, ada 50 proses pembayaran SPP dan lainnya. Alangkah baiknya jika setiap data diatas terkirim langsung kepada wali santri yang bersangkutan secara otomatis. Tentu ini akan sangat memudahkan kita, menghemat waktu, menghemat tenaga, tanpa repot hanya untuk sekedar mengirim WA kepada walisantri.

Mulai sekarang cobalah untuk mencari kira-kira aplikasi apa yang cocok dan bisa kita gunakan untuk diterapkan di pondok pesantren yang kita kelola. apakah anda akan menggunakan aplikasi  yang sudah baku atau butuh untuk meng-custom aplikasi sesuai kebutuhan. Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi seperti SIPond ataupun Aplikasi-pesantren di pondok pesantren yang anda kelola. 

Selamat mencoba